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Actas notariales

 

Según el artículo 198 del Reglamento Notarial, “los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”.

El objeto del acta notarial son, por tanto, los hechos, a diferencia de otros documentos notariales, como las escrituras públicas y las pólizas, en las que se recogen contratos. “Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios y calificaciones” (artículo 144 del Reglamento Notarial).

Ello significa que el notario en las actas se limita a dar fe de hechos que percibe por sus sentidos, aunque también de otros que no se perciben directamente por los sentidos pero que el notario puede considerar acreditados previas las pruebas pertinentes, como en las actas de notoriedad. Pero, en todo caso, las actas no pueden recoger contratos, propios de escrituras y pólizas en las que la intervención notarial es mucho más amplia.

El valor de un acta notarial reside en que prueba de manera incontestable el hecho que constituye su objeto, sin que sea discutible ni siquiera en sede judicial, salvo querella de falsedad. Su utilidad es grande pues permite al ciudadano pre-constituir pruebas de hechos que probablemente habrán de ser alegados posteriormente en el ámbito judicial, administrativo o privado, cuando quizá esos hechos ya no puedan reiterarse o probarse por haber desaparecido sus efectos, ya se trate de manifestaciones, notificaciones, existencia de objetos, documentos –incluso electrónicos- o personas.

Ahora bien, aunque la autorización de estos documentos es más flexible que la de las de escrituras o pólizas, tiene también unos límites. Así, será necesario: un interés legítimo por parte de quien inste el acta (alguna razón suficiente para inmiscuirse en la esfera jurídica de los demás); que la conducta que se pide al notario sea legal en sí misma (que no viole la intimidad, la propia imagen o el domicilio de los demás, por ejemplo); que no se invadan esferas judiciales o administrativas (no cabe, por ejemplo, requerir a la Administración que ya tiene sus canales para este objetivo, ni recoger manifestaciones que pertenezcan al ámbito penal); que la actuación notarial no sea sorpresiva (vgr., el notario deberá hacer saber al requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar); que el acta no recoja consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene porque tener. En todo caso, la actuación del notario ha de ser imparcial, pues si bien debe recoger el interés particular del que le requiere, no puede obviar parte de la verdad que constate ni recoger realidades que induzcan claramente a  confusión.

El acta, como documento público que es, queda custodiada en el protocolo del notario que lo autorizó, y de ella pueden pedir copias no sólo el que la instó, sino también cualquier persona que pueda tener interés legítimo en conocer su contenido y, por supuesto, la autoridad judicial cuando de alguna manera incidan en materia penal.

TIPOS DE ACTAS

Existen diferentes tipos de actas. Las principales son:

1. Actas de presencia

Según, el artículo 199 del Reglamento Notarial: Las actas notariales de presencia acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización.

El contenido del acta se reduce a lo presenciado por el notario sin que se exijan por su parte conocimientos técnicos propios de una prueba pericial. Dentro de este tipo de actas existen subespecies como las de exhibición de objetos, las de entrega o de existencia de una persona…

2. Actas de manifestaciones o de referencia

En este tipo de actas, el notario recoge las manifestaciones de una persona. Evidentemente, el acta no acredita la veracidad de dichas declaraciones, sino el hecho de que una determinada persona hace esas declaraciones en un determinado momento. Lo que se acredita por tanto en este tipo de actas, no es el contenido de la declaración, sino la declaración como tal (el hecho del dicho), debiendo el declarante asumir los efectos de su declaración, de lo que el notario le advertirá convenientemente.

3. Actas de remisión de documentos por correo

Según el artículo 201 del Reglamento Notarial: El simple hecho del envío de cartas u otros documentos por correo ordinario, procedimiento telemático, telefax o cualquier otro medio idóneo podrá hacerse constar mediante acta, que acreditará el contenido de la carta o documento, y según el medio utilizado la fecha de su entrega, o su remisión por procedimiento técnico adecuado y, en su caso, la expedición del correspondiente resguardo de imposición como certificado, entrega o remisión, así como la recepción por el notario del aviso de recibo, o del documento o comunicación de recepción.

Permiten acreditar el contenido y fecha de entrega de cartas u otros documentos.

4. Actas de notificación y requerimiento

El artículo 202 del Reglamento Notarial: Las actas de notificación tienen por objeto transmitir a una persona una información o una decisión del que solicita la intervención notarial, y las de requerimiento, además, intimar al requerido para que adopte una determinada conducta.

Las de notificación comunican a una persona una información o decisión por parte del solicitante de los servicios del notario; mientras que las de requerimiento transmiten al destinatario que debe adoptar una determinada conducta, como por ejemplo, pagar una determinada deuda.  El notario puede realizar la notificación o requerimiento de dos formas: bien  mediante el envío de la cédula de notificación o requerimiento por correo certificado con acuse de recibo; o bien personándose en el domicilio que se le haya indicado. Este acta permite dejar constancia de que una persona ha recibido una información o solicitud por parte de otra.

5. Actas de exhibición de cosas o documentos

El artículo 207 del Reglamento Notarial: En las actas de exhibición de cosas, el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz. En las actas de exhibición de documentos, además, transcribirá o relacionará aquéllos o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente.

El notario describe e identifica en el acta un determinado objeto en un momento puntual. Planos, diseños, fotografías, fotocopias o declaraciones personales pueden ser objeto de la misma. Si es un acta de exhibición de documentos, el notario debe transcribir o resumir el contenido.

6. Actas de notoriedad

El artículo 209 del Reglamento Notarial: Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales pueden ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales, con trascendencia jurídica.

Permiten constatar determinados hechos que no son directamente perceptibles pero si notorios y que pueden fundamentar derechos. El notario realizará las pruebas pertinentes que acrediten la veracidad de los hechos y emitirá un juicio sobre la notoriedad o no de la situación interesada: la fe pública cubre los hechos consignados en el acta, pero no el juicio del notario, que puede ser equivocado. No obstante, estas actas son útiles porque crean una presunción de veracidad.

Un ejemplo, son las actas de abintestato, en las que el notario identifica a los herederos de una persona que ha fallecido sin dejar testamento.

7. Actas de protocolización

El artículo 211 del Reglamento Notarial: Las actas de protocolización tendrán las características generales de las de presencia, pero el texto hará relación al hecho de haber sido examinado por el notario el documento que daba ser protocolado, a la declaración de la voluntad del requirente para protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene, al de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el número de folios que contenga y los reintegros que lleve unidos.

Documentos públicos o privados se incorporan con estas actas al protocolo notarial, con el fin de impedir su extravío, demostrar su existencia o su fecha o conseguir copias futuras. Si se trata de contratos, deben haberse cumplido los requisitos fiscales, para evitar que con la presentación al notario se inicie la prescripción del pago de impuestos; además se hará constar que no produce la protocolización los efectos de la escritura.

8. Actas de depósito ante notario

El artículo 216 del Reglamento Notarial: Los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que se les confíen, bien como prenda de contratos, bien para su custodia.

El notario recibe en depósito objetos, valores, archivos informáticos, documentos o cantidades de efectivo. El depósito puede ser confiado para su custodia o como garantía de un contrato y debe fijar las condiciones de restitución. Cualquier depósito deberá ser examinado previamente por el notario, para verificar que el depósito no constituye infracción de norma alguna.

9. Actas de subastas

En el caso de una subasta pública, los organizadores presentan al notario las condiciones lícitas que consideren oportunas: descripción del bien o derecho a subastar; el tipo de subasta; depósito necesario para participar; procedimiento; plazos; lugar, día y fecha y hora de celebración; lugares dónde se anunciará; duración…

10. Actas de sorteo

En ellas constan los ganadores de un premio, conforme a una selección aleatoria y a las normas de la convocatoria previa. La página web del Consejo General del Notariado permite a las empresas hacer públicas las bases de sus concursos en el Archivo Ábaco

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