E-notario

Sistema de gestión

El proyecto Signo (Sistema Integrado de Gestión del Notariado) nació con el fin de establecer en todas las notarías una estructura tecnológica uniforme que integrara, en el marco de una arquitectura segura y moderna, la totalidad de las aplicaciones notariales.

Este proyecto concentra en una única infraestructura la totalidad de las aplicaciones del Consejo General del Notariado, además de  responder a una serie de exigencias normativas:

  • Al cumplimiento de las relativas a la entrega de los ficheros y los soportes informatizados de la oficina notarial en caso de cese del notario y de la consiguiente entrega del protocolo, originariamente impuestas por la Circular 1/2004 y después por el nuevo Reglamento Notarial. 
  • Llevaba hasta sus últimas consecuencias el esquema diseñado por la Ley 24/2005, que establecía que “los notarios y los registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles dispondrán obligatoriamente de sistemas telemáticos para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de información.”  

En la fase inicial del proyecto, las tareas consistieron principalmente en la ejecución de consultorías con el fin de definir cuáles eran las mejores herramientas y soluciones tecnológicas para dar respuesta a los objetivos de Signo. Como resultado de las mismas se le dotó de unos recursos económicos cercanos a los 10 millones de euros.

Durante el último trimestre de 2006, se procedió a la implantación de servidores IBM del Consejo General del Notariado en cada notaría. Progresivamente, se llevó a cabo la implantación de diversos y relevantes servicios y aplicaciones tales como:

  • Servicios de bandeja de firmas y de avisos.
  • Expediente electrónico.
  • Cierre de Índices Únicos Informatizados.
  • Comunicación Ficha Resumen a comunidades autónomas.
  • Inscripción Telemática de Documentos en registros.
  • Solicitud de Certificados de Últimas Voluntades.
  • Solicitud de Certificados de Seguros de Vida.
  • Envío de Copias Electrónicas.
  • Liquidación Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales/Actos Jurídicos Documentados.
  • Consulta y pago de deudas IBI.
  • Recepción de Diligencias de Pago.
  • Solicitud de NIF Provisional.
  • Solicitud de Denominación Social.
  • Comunicación de operaciones al Órgano Centralizado para la Prevención de Blanqueo de Capitales.
  • Remisión de Partes Testamentarios y Actas de Abintestato.

Signo, como proyecto destacado en la estrategia de modernización del Notariado, permite al colectivo notarial seguir el ritmo de cambio creciente y evolutivo que marca el mercado y las Administraciones Públicas. Cogiendo como eje principal la información del documento notarial, Signo agiliza y simplifica la realización de los trámites aumentando el uso de las transacciones telemáticas y permitiendo al notario cumplir con su función de una forma más eficaz.

Que aporta Signo:

Productividad: Se ha aumentado significativamente la productividad en las notarías, agilizando y simplificando las actividades de la función notarial, automatizando trámites y procesos.

Seguridad: Todo el entorno ha sido diseñado para garantizar la máxima seguridad en cada transacción telemática. Las comunicaciones entre notarías, colegios notariales y el Consejo General del Notariado se realizan mediante la Red Privada Notarial (RENO), al margen de Internet, lo que mejora y asegura las comunicaciones dentro del colectivo y permite que determinada información esté accesible única y exclusivamente dentro de esta red privada.

Estandarización e integración: La estructura y contenido de la información es homogénea y se obtiene un protocolo electrónico notarial común, independientemente de la aplicación de gestión notarial utilizada en cada notaría.

La estandarización de los sistemas e infraestructuras posibilita una rápida incorporación de terceros organismos a los servicios habilitados por el Consejo General del Notariado. De esta forma, el colectivo notarial tiene garantizada una mayor capacidad para el cumplimiento de la legislación vigente y  normativas del Reglamento Notarial.

Servicios: Mayor capacidad para prestar servicios de interés a la sociedad en general; ciudadanos y empresas. Mediante la utilización de tecnologías estándares en el mercado se facilita la integración de nuevos servicios con Administraciones Públicas.

Las notarías se constituyen como “ventanilla única”  para la realización de trámites con dichas administraciones y se reducen tiempos y costes en el proceso a dichos ciudadanos y empresas.

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