Una sociedad mercantil es una persona jurídica distinta a los socios, lo que tiene como principal efecto, en principio, que los derechos o las deudas de la sociedad mercantil no son derechos o deudas de los socios. Por esta razón, es lógico que la ley exija unos determinados requisitos de orden y publicidad.
El notario elaborará la escritura pública de constitución de la sociedad, en la que incluirá los aspectos fundamentales de su funcionamiento (su objeto, administradores, forma de tomar acuerdos, régimen de transmisión de participaciones, etc.) El notario le aconsejará sobre todos estos aspectos, de gran importancia en la vida de la sociedad mercantil. Será necesario también realizar una serie de trámites: aportar un certificado del Registro Mercantil Central de que el nombre que se va a dar a la empresa no es utilizado por ninguna otra (pueden pedirlo por vía telemática desde la propia notaría) y un certificado bancario de haber realizado la aportación del capital mínimo de la sociedad (para las sociedades limitadas el capital mínimo es de 3000 euros). El notario incorporará ambos certificados a la escritura.
Una vez firmada la escritura de constitución, deberá obtener el Código de Identificación Fiscal (CIF) provisional, que asigna Hacienda y es necesario para las actividades económicas o, en su caso, recibir subvenciones. El CIF sería el equivalente al DNI de las personas físicas y puede solicitar al notario su tramitación online. Deberá darse de alta en Hacienda en Actividades económicas y obligaciones fiscales (modelo 036). Tras presentar copia de la escritura pública en Hacienda para la liquidación del impuesto (actualmente la constitución de sociedad está exenta), deberá inscribirla en el Registro Mercantil de la provincia donde la sociedad tenga su domicilio. Una vez inscrita, obtendrá el CIF definitivo. Parecen trámites engorrosos, pero, en realidad, no lo son tanto y la mayoría los puede hacer el notario por vía telemática en su nombre. Puede informarse de todo en la propia notaría.